請您跟我這樣做,簡單管理名片沒煩惱




如果要問上班族平常會遇到哪些困擾,我相信──該如何做好名片管理,肯定是大家急於想要知道的熱門問題之一。

在江湖上行走,哪有不交換名片的道理?問題是換來一大堆名片,又該如何管理、收納呢?真的要說起來,收納可能還算簡單⋯⋯我們都看過很多的業務員或記者朋友,直接用橡皮筋捆起一疊又一疊的名片,然後就扔在抽屜深處。如果講究一點的話,當然您也可以買幾個名片盒或名片簿來存放。

——但是,收集了一大堆的名片之後,我們該如何著手管理呢?

我還記得,以前就有位EMBA的同學笑著說他沒有這個困擾。大家還以為這位老總有什麼妙招,原來因為他位居要津,所以公司派了能幹的總經理特助來協助處理這等「小事」。但對於一般上班族來說,我們很少有這種機會能夠享受專人服務啊!


老實說,在職場行走的這些年,大概除了請秘書代勞這一招還沒用過,其他的方法我幾乎都試過了!舉凡是用名片掃瞄機或App來管理,或是用手機拍照,甚至是一律存放在Evernote或Google的雲端資料庫裡,這些事情我都嘗試過!嚴格說起來,整理名片這件事情本身不但很枯燥乏味,而且真的要弄起來還很曠日廢時⋯⋯更麻煩的是,大家往往很難養成順手整理名片的習慣。

再舉個例子,不知道您有沒有類似的經驗?明明自己都已經花時間整理,把一張張的名片都歸檔了!可是,卻在要緊的時候還是找不到某個聯絡人的資料!

瞧,這是不是辦公室裡常見的場景呢?

我還記得,以前在媒體服務的時候,曾有一位資深記者因為急著找某位老闆的聯絡方式,當時還十萬火急地發動全編輯部的同仁幫忙⋯⋯因為茲事體大,大夥兒也顧不得截稿壓力,只好扔下手邊的工作,開始從數千張的名片中逐一過濾。勞師動眾忙了半天,就只為了尋覓一張名片。

多年以後,想到這件事還餘悸猶存。嗯,這個經驗實在太慘痛了,到今天還印象深刻!

也因為曾經發生過好多次有關名片管理的慘痛經驗,所以前幾年趕上App流行的風潮,我甚至想過開發一個人脈管理的手機軟體,連線框圖和操作介面都設計好了!但正所謂「計畫趕不上變化」,誰知道才過了幾年,現在大家又不愛用App了呢?

我知道有些人習慣在收到名片的時候,順手在名片背後註記一些關鍵資訊(比方:相遇的場合、任職的產業別、有無共同的朋友等等)。老實說,我覺得這是不錯的方式!但一來我不想破壞名片的美感(我連書本都捨不得畫線了,自然也沒有在名片上頭註記的習慣),二來在這個數位時代,總覺得這種方式還是有些不便。

雖然當年的App還沒開發成功,倒是讓我找到一個簡單又方便的方法。自從我這樣做之後,再也不曾發生在關鍵時刻找不到聯絡人資訊的事情了!

好了,我就不賣關子了!

其實,我的名片管理方法很簡單:在收到名片的當天,無論再累再忙,我都盡量寫一封簡短扼要的問候信給對方。在信件中不但載明相遇的場合和機緣,也留下彼此的聯絡方式和關鍵資訊。

寫封信,就能為有價值的人脈留下數位足跡,這樣做是不是很簡單呢?
您也許想問,這封信該寫些什麼?
主動提起和新朋友相識的機緣、場合。
簡單的自我介紹,記得附上聯絡方式。
希望未來能夠保持聯繫,以便可跟對方請益。

和對方打招呼,不但是一種職場的禮儀,我們也可透過寫信的方式,加深自己與這位新朋友的印象。當然更重要的是因為留下了「數位足跡」,之後便「有跡可尋」。

拜資訊科技進步所賜,現在像Google、百度等網路公司的搜尋技術發展,可說是一日千里。嗯,實在太強大了!換句話說,只要我的Gmail永保安康,名片管理這個難解的習題,自然也就能夠迎刃而解了。往後,只要簡單輸入姓名或相遇的時空背景的相關線索,就可以迅速找到聯絡人的資訊囉。

親愛的上班族朋友,您還在為管理名片這件事而煩惱嗎?要不要來試試我這個留下「數位足跡」的便捷方法呢!省下買名片掃瞄機或App的錢,還可以請Vista喝一杯咖啡唷!



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💡 Photo Credit : unsplash-logoHitesh Choudhary

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