如何做好「時間管理」?




如果您曾經試著在Google搜尋「時間管理」這個關鍵字,可能會對於居然有多達十四億筆搜尋結果的這件事情感到驚訝!可見「時間管理」不但是一個熱門的主題,也讓許多現代人感到困擾。

維基百科告訴我們:

時間管理就是用技巧、技術和工具幫助人們完成工作,實現目標。時間管理並不是要把所有事情做完,而是更有效的運用時間。時間管理的目的除了要決定該做些什麼事情之外,另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做;時間管理不是完全的掌控,而是降低變動性。時間管理最重要的功能是透過事先的規劃,做為一種提醒與指引。

在這十四億筆的搜尋結果中,充斥著有關「時間管理」心法、技巧的各種資訊。問題是——儘管大家都很清楚「時間管理」的重要性,可能也聽過一些專家、學者大談管理時間的方法,但我知道很多朋友卻始終不得要領,甚至為此暗自傷神。


比方創新工場的執行長李開復,就曾在自己的個人微信公眾號上發表了一篇文章,跟大家介紹管理時間的五個方法第一個方法,每天早上確定今天要做的緊急和重要事務,然後每天晚上睡前回顧一下,看看自己有沒有做好平衡。第二個方法,列出待辦事項清單和完成事項清單。第三個方法,注重提升效率。第四個方法,利用高效率的時間。第五個方法,為自己設定一個合理的最後期限。

老實說,這些方法都挺好的,但問題是很多人做不來,或者難以持續!

我自己曾上過不少「時間管理」的課程,更和「時間管理」講師張永錫是多年的好友。我幾乎閱讀過坊間所有與「時間管理」主題相關的書籍,甚至對GTD也有所涉獵⋯⋯不敢說我多麼熟稔或精通「時間管理」的技巧,但我想可以跟大家分享這些年來自己如何做好時間管理的一些經驗。

GTD的主要原則,在於一個人需要透過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來。透過這樣的方式,頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情,而集中精力在正在完成的事情。

我曾任職於網路和媒體這兩個非常講求「速度」的產業,也許因為長期受到相關的職業訓練和薰陶,所以久而久之便養成一種做事的節奏和儀式;當然,對於時間的掌控自然也不在話下。

很多人談「時間管理」,喜歡去探索各種新穎的方法或好用的數位工具。甚至,我想您可能聽過「番茄鐘工作法」,或許也曾跟我一樣試著用鬧鐘、電腦軟體或App來管控作息。這當然都是不錯的做法,但我也知道並不是每個人都能夠跟我一樣在半個小時之內寫好一篇部落格文章

番茄鐘工作法」是一九八○年代後期,弗朗西斯科.西里洛(Francesco Cirillo)所開發的一種時間整理方法。意指在二十五分鐘內,只專注在目前正在進行的事項,並用五分鐘時間專心休息,並再次以二十五分鐘為單位,專注於一件事情的方法。

我想說的是,如果您不能先弄清楚哪些事情對自己是重要、有意義的,同時下定決心要好好管理時間⋯⋯光是花錢四處上一些「時間管理」課,或者盲目地購買一堆GTD軟體、待辦事項App或筆記本,也是枉然,甚至白搭!大家都知道「時間就是金錢」,但是比時間更稀缺、珍貴的資源,其實是我們的注意力

所以,我也聽過一種說法:時間是無法管理的,唯有願意自我精進,才能提高工作與生活的效率。

很多朋友可能都知道所謂的「時間管理四象限法」,事後檢討才發現自己常被「緊急但不重要」的瑣事騙走時間。但我想提醒大家,也別老是把心力花在「既重要又緊急」的事務上,真正關鍵的反而是那些「重要但不緊急」的事務。

七年前過世的成功學大師史蒂芬.柯維(Stephen R. Covey)就曾提到,人們每天都要面對如何善用時間的挑戰。換言之,我們應當學習以「重要性」來安排工作,遠離第三、四象限不重要的事情。

電腦玩物」站長Esor剛好也在今天分享他的時間管理方法,他建議大家可以從自我覺察開始練習,我也覺得很棒。唯有重新省思與衡量時間這項寶貴的資源,好好探索自我內心的想法,我們才能善用它來交換或處理更為關鍵或重要的事務。


舉例來說,美國暢銷書作家史蒂芬.金(Stephen King)習慣每天重複做這些事情:每天早上八點到八點半必須在固定座位吃維他命,聽自己挑的音樂,然後開始整理稿子。

而法國作家西蒙.波娃(Simone de Beauvoir),她也有自己習慣的寫作儀式:「我先從喝茶開始,到了大約十點,我會開始工作到下午一點,然後與朋友見面,再到五點,我就會回頭工作直到九點。下午時間,理清思緒對我來說不成問題。」

如果您希望我提供做好「時間管理」的一些建議,那就是——永遠把重要的事情放在第一位,養成「要事先決」的習慣。至於其他的瑣事,就等有空或精神比較差的時候再處理即可。重要的事情先處理,再搭配自己習慣的節奏與儀式,我相信您一定可以找到有效運用時間的好方法!

首先,要記住生產率不是一場永無止盡的比賽,它只是個有局限的工具。其次,要經常嘗試,因為找到一種適合你的性格和習慣的方法並不容易。

當然,倘若您還是希望我推薦一些有關「時間管理」的課程,那麼可以考慮張永錫老師最近在Hahow平臺推出的「時間管理心法:升級人生作業系統」線上課。

至於書籍的部分,我推薦您先閱讀蘿拉.范德康 Laura Vanderkam)的《要忙,就忙得有意義》。我曾在今年三月的Vista讀書會,導讀過這本書,有興趣的朋友們也歡迎參考唷!這位作者的另一本新書《這一天過得很充實:成功者黃金3時段的運用哲學》,即將在今年六月出版,同樣也值得期待!

您要把時間當作花園,想得到什麼,就得認真栽種。



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